“Modernizar para convivir mejor”. Bajo ese lema la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles y Comunitarios (VAEC), junto a estudiantes de la carrera de Administración Pública de la Facultad de Gobierno (FAGOB), desarrollaron un trabajo de análisis y oportunidades de mejora que fue presentado a funcionarios, académicos y autoridades en la Casa Central de la Universidad.
El proyecto “Asesoría Estudiantil de Desarrollo de Sistemas de Información” permitió levantar y examinar diversos procesos internos de la Vicerrectoría, en las unidades que conforman el gabinete VAEC: Asesoría Jurídica, Comunicaciones, Gestión y Presupuesto, y Administración y Oficina de Partes.
Los estudiantes identificaron 42 procesos vinculados al apoyo en la gestión administrativa y estratégica, tras esto elaboraron propuestas que van desde las compras y derivaciones, hasta los procedimientos disciplinarios y de comunicaciones. Todo con el objetivo de proponer oportunidades de mejora en eficiencia, transparencia y conexión con las necesidades de la 麻豆社区 universitaria.
“Este proyecto, liderado por estudiantes de la carrera de Administración Pública, nos permitió mirar hacia adentro con espíritu crítico y constructivo”, señaló la vicerrectora Josiane Bonnefoy. “A través del levantamiento y análisis de nuestros propios procesos internos, se abrió un espacio para pensar colectivamente cómo mejorar”, dijo.
La asesoría, que se extendió por tres meses y culminó con la entrega de un manual de procedimientos de los distintos flujos de trabajos, es una alianza académica busca acercar a los estudiantes al trabajo institucional real y aportar, desde su formación, al fortalecimiento de la gestión pública universitaria.
En este sentido, el vicedecano de la Facultad de Gobierno, el profesor Ariel Ramírez, valoró que estudiantes de la facultad participen en este tipo de instancias, que les ayudan en su formación profesional. Además, agregó que se trata de un servicio con un alto valor en el mercado, y que, en este caso, los estudiantes entregaron a su casa de estudios y a la institución encargada de velar por los asuntos estudiantiles.
Gustavo Fuentes, abogado y jefe de gabinete VAEC, expuso sobre la importancia de esta iniciativa y explicó que la elaboración de un manual de funcionamiento del Gabinete es la primera de tres etapas. Tras esto, se digitalizarán los procesos disciplinarios y finalmente, se impulsará la transformación digital total de la Vicerrectoría. “Contar con los procesos levantados permitirá medir y gestionar de manera más eficiente y eficaz la toma de decisiones, y además generar un traspaso correcto a las próximas autoridades”.
El objetivo final, agregó Fuentes, es "relevar la tarea que tiene la Vicerrectoría de coordinar de manera eficiente a los organismos institucionales responsables de las actividades que propenden al bienestar, a la cultura, a la equidad e inclusión, al deporte, a la salud, al género, a la convivencia y a la participación de nuestra 麻豆社区 universitaria".
Protagonistas de la jornada
El corazón de la actividad estuvo a cargo de los estudiantes de cuarto año de Administración Pública, que expusieron los resultados de su trabajo. Antes de presentar sus conclusiones desplegaron en los muros del salón 42 mapas que explicaban de forma gráfica el funcionamiento del gabinete VAEC. Su objetivo era que cualquier persona, dentro o fuera de la Universidad, pudiese comprender las labores y procesos en las cinco áreas trabajadas.
Sofía Briones y Esteban Rodríguez, representantes del proyecto, explicaron la metodología para identificar los flujos y dinámicas y las oportunidades de mejora. Además, dentro del análisis, especificaron la complejidad de las gestiones institucionales en la Vicerrectoría. “Esto nos ayuda a visualizar mejor este ‘laberinto’ que son trámites o gestiones que muchos de ustedes deben hacer regularmente”, señalaron.
Jorge de la Fuente, académico a cargo de guiar todo este proceso, valoró la vocación de gestión pública de los estudiantes y enfatizó que los estudiantes deben aprender de forma práctica: “es clave que los estudiantes se equivoquen, que aprendan haciendo, eso es algo que ninguna otra institución ha logrado comprender, eso habla de la vocación que plantea esta universidad”.
Para finalizar, la secretaria de la Vicerrectora, Geraldine Fernández, habló en nombre de los funcionarios y funcionarias de la VAEC, y agradeció la labor de los estudiantes. “Esto no se trata sólo de un levantamiento de proceso, sino que también de una herramienta para ayudarnos a mejorar en nuestro trabajo”, afirmó.
Además de la iniciativa desarrollada junto con la Facultad de Gobierno, la Vicerrectoría está trabajando en una asesoría similar con estudiantes de la carrera de Control de Gestión de la Facultad de Economía y Negocios con la finalidad de generar soluciones que colaboren con la eficiencia y eficacia de la gestión universitaria.